Kulüpler topluluk altında uzmanlık, araştırma, branş veya proje için kurulan esnek çalışma ekipleridir. Her toplulukta kulüp bulunması veya her uzmanlık alanının sürekli açık kalması zorunlu değildir. Aynı iş gününde kurulup kapanabilen sade bir kayıt düzeni önerilir.
24 madde · İçindekiler
- Amaç ve statü
- İhtiyaç halinde kuruluş
- Üyelik ve temsil
- Üç eşit temsilci
- İletişim ve üyelik temsilcisi
- Proje ve uygulama temsilcisi
- Kayıt ve kaynak takip temsilcisi
- Bir sayfalık açılış dosyası
- Aynı iş gününde kuruluş
- Temsilcilerin belirlenmesi ve değişmesi
- Proje kartı ve süre
- Faaliyet onayı
- Topluluğun asgari programına katkı
- Kısa takip ve kanıt
- Gecikme, hareketsizlik ve ihtiyaç kaybı
- Aynı iş gününde olağan kapanış
- Kapanış ile hesap kapama ayrımı
- İhtiyaç tekrar doğarsa yeniden açılış
- Kişisel yaptırımın ayrılması
- Üye görüşü ve itiraz
- 1 Eylül–31 Ağustos döngüsü
- Görsel kimlik ve adlandırma
- Üç kısa form
- Geçiş ve önceki modelin güncellenmesi
Amaç ve statü
Kulüp tek bir ana topluluğa bağlı çalışma ekibidir. Ayrı genel başkan, yönetim kurulu, yedek yönetim veya denetim kurulu kurulmaz. Kulüp adı, amaç, üç temsilci, çıktı, süre ve ana bağlılık sicilde yer alır. Üniversite veya dış kurum adına bağımsız taahhüt yetkisi yoktur.
MADDE 02İhtiyaç halinde kuruluş
Bir proje, uzmanlık, araştırma veya branş ihtiyacı varsa kulüp kurulabilir; ihtiyaç yoksa kurulmaz. Topluluk bütün faaliyetleri doğrudan öğrenci ekipleriyle de yürütebilir. 60 mevcut alanın eşleştirilmiş olması 60 aktif kulüp açma şartı değildir. Kalıcı uzmanlık kulübünün süresi ihtiyaç ve sonuç değerlendirmesiyle yenilenebilir.
MADDE 03Üyelik ve temsil
En az üç aktif öğrenci aynı zamanda üç temsilcilik görevini kabul ederek başvurabilir; daha geniş katılım teşvik edilir. Kulüp ilgili bütün öğrencilere açıktır; teknik faaliyetin yetkinlik koşulu ayrı belirlenir. Aynı anda başka icracı/yedek/denetim görevinde olan kişi temsilciliğe geçmeden görev uyumunu çözmelidir.
MADDE 04Üç eşit temsilci
Birinci görev iletişim ve üyelik temsilcisi; ikinci görev proje ve uygulama temsilcisi; üçüncü görev kayıt ve kaynak takip temsilcisidir. “Kulüp başkanı” unvanı kullanılmaz. Temsilcilerden birinin sözcü olması diğerleri üzerinde karar yetkisi doğurmaz. Faaliyet teklifi en az iki temsilcinin kayıtlı desteğiyle iletilir.
MADDE 05İletişim ve üyelik temsilcisi
Üyelerin önerisini toplar, katılım ve erişilebilirlik ihtiyaçlarını iletir; ana toplulukla iletişimi yürütür. Kendi adına kulüp üyeliğini kapatma veya etkinlik izni verme yetkisi yoktur. Duyurular ana topluluğun onaylı iletişim düzeniyle yayımlanır.
MADDE 06Proje ve uygulama temsilcisi
İş paketlerini, uzmanlık ihtiyaçlarını, takvimi ve somut çıktıyı hazırlar. Danışman, mekân, ekipman ve güvenlik hazırlığını izler. Teknik yetkili veya eğitmen olmadığı işte bu rolü üstlenmiş sayılmaz; onaylı sınırlar dışında uygulama başlatamaz.
MADDE 07Kayıt ve kaynak takip temsilcisi
Üye ve faaliyet kayıtlarını, karar desteğini, proje çıktısını ve ihtiyaç listesini tutar. Para toplamaz veya ödeme yapmaz. Sonuçları, ekipmanı ve kurumsal erişimleri kapanışta ana topluluğa teslim eder; yalnız gerekli kişisel verilere erişir.
MADDE 08Bir sayfalık açılış dosyası
Dosyada kulüp adı, ana topluluk, ihtiyaç/amaç, üç temsilcinin görev kabulü, beklenen çıktı, ilk adım, bitiş veya gözden geçirme tarihi, danışman/teknik ihtiyaç ve kaynak durumu bulunur. Yıllık sekiz etkinlik listesi veya 5+3 kişilik ekip başvurusu aranmaz. Gerekli özel izinler, açılış kaydından ayrı açık iş olarak gösterilir.
MADDE 09Aynı iş gününde kuruluş
Eksiksiz dosya alındığında ana yönetim en az üç olumlu oyla kayıtlı elektronik veya fiziki karar verebilir. SKS yetkilendirilmiş sicile aynı iş günü tescil eder. Hedef dosyanın tamamlandığı iş günüdür; eksiklik ve gecikme gerekçesi başvurana bildirilir. Bu basitleştirilmiş yetki üniversite yönergesinde onaylanmadan uygulanmaz; sessizlik onay sayılmaz.
MADDE 10Temsilcilerin belirlenmesi ve değişmesi
Kurucular üç farklı görevi ortak kabul tutanağıyla belirler. Bir görev için birden çok aday varsa mevcut üyeler arasında aynı gün gizli oyla seçim yapılır; katılanların salt çoğunluğu, gerekirse ilk iki adayla tekrar oylama aranır. Üçten fazla üye varsa en az yarıdan fazla üye katılır; üç üyeli ekipte herkes katılır. Değişiklik üyelerin aynı usulde kararı ve SKS sicil güncellemesiyle yapılır; seçim beklenirken yetki genişlemez.
MADDE 11Proje kartı ve süre
Kulüp için kuruluşta çıktı ve ara kontrol tarihleri belirlenir. Kısa proje birkaç gün veya hafta sürebilir; uzmanlık grubu dönem boyunca devam edebilir. Bütün kulüplere aynı yıllık etkinlik kotası konmaz. Çıktı; prototip, araştırma, antrenman serisi, gösteri, gönüllü katkı veya uzmanlık dosyası olabilir; ölçüt amaçla orantılıdır.
MADDE 12Faaliyet onayı
Kulüp öneriyi hazırlar; topluluk yönetimi en az üç oyla değerlendirir; gerekli akademik, mali, teknik ve kurumsal onaylar ayrıca tamamlanır. Bir günde kuruluş; bir günde gezi, klinik uygulama, harcama veya dış kurum faaliyeti izni anlamına gelmez. Program dışı faaliyetlerin kurumsal başvuru süreleri korunur.
MADDE 13Topluluğun asgari programına katkı
SKS paketinden bir iş kulübe verilecekse amaç, tarih, çıktı ve sorumlu devir kaydına yazılır. Kulüp bu işi yürütse de nihai takip ana toplulukta kalır. Kulüp kapanırsa kalan iş topluluğa geri döner; asgari hedef silinmez. Aynı etkinlik kulüp, topluluk ve üniversite toplamında mükerrer bağımsız etkinlik gibi gösterilmez.
MADDE 14Kısa takip ve kanıt
Proje kartındaki ara tarihte kısa durum kaydı verilir: yapılan iş, çıktı, engel ve sonraki adım. Uzun süreli ekipler ayda bir durum bildirir; yalnız toplantı veya sosyal medya paylaşımı somut çıktı yerine geçmez. Fotoğraf zorunlu tek kanıt değildir; mahremiyete uygun proje dosyası veya danışman/paydaş doğrulaması kullanılabilir.
MADDE 15Gecikme, hareketsizlik ve ihtiyaç kaybı
Ara hedef gecikirse ana topluluk üç temsilciyle neden ve ihtiyacı değerlendirir; işi yeniden planlayabilir, başka ekibe verebilir veya kulübü kapatabilir. Sabit iki ay bekleme zorunluluğu yoktur; tamamlanan veya artık ihtiyaç olmayan kulüp aynı gün kapatılabilir. Destek ya da izin engeli öğrenci kusuru sayılmaz.
MADDE 16Aynı iş gününde olağan kapanış
Proje tamamlanması, ihtiyaç kalmaması, üyelerin ortak talebi veya görevin topluluğa devri halinde kısa kapanış kartı hazırlanır. Ana yönetimin en az üç olumlu oyu ve SKS sicil işlemiyle aynı iş günü ekip statüsü sonlandırılabilir. Kapanış kartında çıktı, gerekçe, açık işlerin yeni sorumlusu, ekipman ve erişim durumu yazılır. Başkan tek başına kapatma yapamaz.
MADDE 17Kapanış ile hesap kapama ayrımı
Kulübün faaliyet statüsünün aynı gün kapanması, mali mutabakatın veya arşiv işlemlerinin tamamlandığı anlamına gelmez. Açık iş, belge, ekipman ve kurumsal erişim için en geç beş iş günlük devir listesi oluşturulur; mali işler yetkili birimce yürütülür. Eksik kayıtlar kapanışla silinmez; sorumlular ve son tarihler görünür kalır.
MADDE 18İhtiyaç tekrar doğarsa yeniden açılış
Olağan kapanan kulüp için altı aylık genel bekleme uygulanmaz. Yeni ihtiyaç, güncel çıktı/süre ve uygun üç temsilciyle yeniden başvurulabilir; aynı iş günü kayıt hedefi geçerlidir. Önceki proje arşivi yeni kayda bağlanır. Kesinleşmiş kişisel kısıtlama veya özel güvenlik tedbiri varsa adı değiştirmek bunları ortadan kaldırmaz.
MADDE 19Kişisel yaptırımın ayrılması
Proje tamamlanması, kulübün kapanması, düşük katılım veya olağan görev devri üç temsilciye otomatik yasak doğurmaz. Sahte kayıt, kaynak kötüye kullanımı veya kusurlu görev ihlali iddiası ayrı delil, savunma ve itiraz sürecinde incelenir. Topluluklar Yönetmeliğindeki bireysel sorumluluk usulü uygulanır; hızlı kapanış kişisel yaptırım vermek için kullanılamaz.
MADDE 20Üye görüşü ve itiraz
Kapanış gerekçesi ve kalan işin nasıl yürütüleceği üyelere bildirilir. İlgili öğrenciler beş iş günü içinde SKS’ye itiraz edebilir; konu ilk karardan bağımsız incelemeye alınır. Güvenlik gerektiren geçici durdurma dışında olağan anlaşmazlık kişisel suçlama olarak yayımlanmaz. Öğrencilerin başka ekibe veya ana topluluğa katılma hakkı devam eder.
MADDE 211 Eylül–31 Ağustos döngüsü
15–20 Ekim çağrısı ilk toplu katılım fırsatıdır; yılın kalanında da ihtiyaç oldukça kuruluş mümkündür. Aralık ve Ocak kontrollerine güncel proje durumu verilir; 1 Haziran ana raporuna çıktılar aktarılır. 15 Ağustos’ta devam etmesi onaylanan projeler SKS koordinasyonuna devredilir; 31 Ağustos raporlama kapanışında arşivlenir veya sonraki döneme gerekçeli aktarılır. Her kulübün tüm yıl açık kalması gerekmez.
MADDE 22Görsel kimlik ve adlandırma
Kulüp ana topluluğun renk ailesini ve ortak yazı düzenini kullanır; merkez simgesi uzmanlığını anlatır. Küçük kullanımlarda yazısız simge, resmi büyük yerleşimlerde tam amblem tercih edilir. Geçici proje için her seferinde yeni marka üretmek yerine mevcut kulüp/ana topluluk kimliği kullanılabilir. Dış kuruluş ve taraftar adlarının kullanım şartları ayrıca teyit edilir.
MADDE 23Üç kısa form
Açılış: ad, amaç, bağlılık, üç temsilci, çıktı, süre, ihtiyaç ve onay. Durum: gerçekleşen çıktı, kanıt, engel, sonraki adım. Kapanış: gerekçe, çıktı, açık işin yeni sahibi, ekipman/erişim, tarih ve kurul/sicil kaydı. Formlar yalnız gerekli bilgiyi içerir; öğrenciye ana topluluk seçim dosyası yükü uygulanmaz.
MADDE 24Geçiş ve önceki modelin güncellenmesi
Bu sürümde kulüplere yönelik sabit sekiz etkinlik, iki aylık otomatik kapanış eşiği ve altı aylık genel yeniden açılma beklemesi kaldırılmış; yerine ihtiyaç, proje çıktısı ve kısa kayıt düzeni önerilmiştir. Zorunlu yıllık faaliyet yükümlülüğü ana topluluktadır. Mevcut resmî toplulukların yeni kulüp statüsüne dönüşmesi yine kurumsal geçiş kararı gerektirir; bir günlük süreç bu dönüşümün kendiliğinden tamamlandığı anlamına gelmez.